Vereinsordnung

Präambel

Die vorliegende Vereinsordnung stellt eine Ergänzung zur Satzung des Vereins „Kultur und Bürgerzentrum Duisburg-Süd Steinhof Huckingen e.V.“ dar.
Sie gilt als verbindliche Ordnung für die Organe und Gliederungen des Vereins. Sie umfasst die folgenden Abschnitte

I. Mitgliedschaft/ Gremien – ergänzende Ausführungen und Regelungen zur Satzung

II. die Geschäftsordnung, die die Regeln zur Durchführung von Versammlungen, Sitzungen und Tagungen der Organe sowie der Gliederungen des Vereins festlegt

III. die Finanzordnung, die u.a. gewährleisten soll, dass die jeweils geltenden steuerlichen Vorschriften, sowie die vom Gesetzgeber geforderten Kriterien für die Anerkennung als gemeinnütziger Verein eingehalten werden, um auf diese Weise die Förderwürdigkeit des Vereins zu sichern und Schaden von diesem abzuwenden.

Abschnitt I

Mitgliedschaft / Gremien

§ 1 Mitgliedschaft

(1) Der Beginn und das Ende der Mitgliedschaft werden durch die Satzung geregelt. Vor Aufnahme eines Mitgliedes durch eine Zweidrittelmehrheit in der Mitgliederversammlung ist der Vorstand berechtigt, eine Empfehlung abzugeben. Die Empfehlung entfaltet keine rechtliche Bindung.

§ 2 Beirat / Projektgruppen

(1) Der Vorstand ist berechtigt, für besondere Aufgaben Gremien einzuberufen und diese mit dem Vorstand zustehenden Befugnissen auszustatten (§ 13 III der Vereinssatzung).

(2) Gremien im Sinne des Absatzes 1 sind insbesondere Projektgruppen (PG) und der Beirat.

2.1 Beirat

(1) Die Mitglieder des Beirats werden auf Vorschlag des Vorstands von der Mitgliederversammlung gewählt. Der Beirat ist mit bis zu 5 Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens, der Wirtschaft oder aus der Politik zu besetzen. Die Wahl in den Beirat erfolgt für die Dauer von 5 Jahren.

(2) Der/ die Vorsitzende des Beirats wird auf Vorschlag des Beirats durch die Mitgliederversammlung bestimmt.

(3) Die Aufgabe des Beirates ist die Förderung und die Entwicklung des Vereins. Diesbezüglich ist der Beirat berechtigt, jederzeit Einblick in die Bücher und Konten des Vereins zu nehmen. Der Beirat ist bei der Aufstellung des jährlichen Haushaltsplans hinzuzuziehen und anzuhören. Weitere Rechte des Beirats ergeben sich aus der Vereinsordnung.

(4) Die Neubestellung des Beirats erfolgt ebenso, wenn die Mitgliedsversammlung dies mit mindestens 30 Prozent der anwesenden Stimmen fordert. Die Neuwahl muss dann binnen drei Monaten durchgeführt werden.

(5) Scheidet ein Mitglied aus dem Beirat während seiner Amtszeit vorzeitig aus, so beruft der Vorstand ein neues Beiratsmitglied für das vakante Amt. Dieses Mitglied bleibt bis zur nächsten Mitgliederversammlung im Amt. Es kann nur ein Mitglied des Beirats auf diese Weise bestellt werden. Die Mitglieder sind über die Berufung des kommissarischen Beiratsmitglieds umgehend zu informieren.

2.2 Projektgruppen

(1) Projektgruppen werden vom Vorstand einberufen, der Leiter der jeweiligen Projektgruppen wird vom Vorstand benannt.

(2) Projektgruppen fertigen über ihre Sitzungen Niederschriften an, die dem Vorstand vorzulegen sind. Die Projektgruppenleiter sind verpflichtet, Rechnungen, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung der Aufgaben der jeweiligen Projekt-gruppe entstanden sind, sachlich richtig zu zeichnen und diese innerhalb von 14 Tagen an den Kassierer weiterzuleiten.

(3) Zum 01.11.2007 werden folgende Projektgruppen gebildet

• PG „bauliche Maßnahmen“
• PG „Pflege der Außenanlagen“
• PG „Energiemanagement / Instandhaltung und Wartung der Haustechnik“
• PG „Denkmal“
• PG „Kultur/Programm“

Abschnitt II

Geschäftsordnung

§ 3 Durchführung von Versammlungen und Sitzungen

(1) Alle Versammlungen und Sitzungen sind nicht öffentlich, jedoch kann die Öffentlichkeit auf Antrag und Beschluss der Versammlung zugelassen werden.

(2) Die Einberufung, die Beschlussfähigkeit sowie Zuständigkeiten zur Versammlungsleitung sind in der Satzung geregelt.

(3) Für Sitzungen des Beirats und der Projektgruppen gelten die Regelungen analog.

(4) Die Versammlungsleitung ist berechtigt, das Wort zu erteilen, zu entziehen, Ausschlüsse von Personen auf Dauer oder auf Zeit vorzunehmen und Unterbrechungen oder die Aufhebung der Versammlung anzuordnen.

(5) Die Versammlungsleitung ist für die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Einberufung, die Anwesenheitsliste und die Feststellung der Stimmberechtigung zuständig. Die Tagesordnung wird von der Versammlungsleitung bekannt gegeben, Einsprüche und Änderungsanträge zu dieser werden mit einfacher Mehrheit ohne Debatte entschieden.

(6) Die Tagesordnung ist ohne Änderungen in der Reihenfolge der Beschlussfassung zu behandeln.

(7) Eine Rednerliste ist zu führen, deren Reihenfolge durch die Wortmeldung festgelegt wird. Das Wort wird durch die Versammlungsleitung in der Reihenfolge erteilt.

(8) Berichterstatter und Antragsteller erhalten zu Beginn und am Ende der Aussprache ihres Tagesordnungspunktes das Wort. Sie können sich auch außerhalb der Rednerliste zu Wort melden, der Wortmeldung muss die Versammlungsleitung nachkommen.

(9) Über Inhalte und Ergebnisse der Vorstands- und Beiratssitzungen ist gegenüber Dritten Verschwiegenheit zu bewahren.

§ 4 Wort zur Geschäftsordnung

(1) Das Wort zur Geschäftsordnung wird außerhalb der Reihenfolge der Rednerliste erteilt, wenn der Vorredner geendet hat.

(2) Zur Geschäftsordnung dürfen jeweils nur ein Für- und ein Gegenredner gehört werden.

(3) Die Versammlungsleitung hat das Recht, den Redner zu unterbrechen.

§ 5 Anträge

(1) Anträge können in den durch die Satzung vorgegeben Fristen gestellt werden. Anträge müssen schriftlich vorliegen und eine Unterschrift enthalten, ansonsten sind sie nicht zu behandeln.

(2) Antragsberechtigt sind alle Mitglieder, der/die Vorsitzende des Beirats sowie die Projektgruppenleiter

(3) Dringlichkeitsanträge sind nur zulässig, wenn alle Mitglieder des Organs zustimmen. Dringlichkeitsanträge sind in der Mitgliederversammlung nicht zulässig.

(4) Anträge zur Geschäftsordnung sind unter den zu § 4 (2) genannten
Voraussetzungen sofort abzustimmen. Redner, die zur Sache gesprochen haben, dürfen keine Anträge auf Schluss der Debatte oder Begrenzung der Redezeit stellen. Die Namen der auf der Rednerliste eingetragenen Redner sind vor der Beschlussfassung zum Schluss der Debatte oder Begrenzung der Redezeit vorzulesen.

§ 6 Abstimmungen

(1) Die Reihenfolge der zur Abstimmung kommenden Anträge ist bekannt zu geben. Die Anträge sind einzeln vorzulesen.

(2) Das Abstimmen erfolgt offen, sofern kein anderslautender Antrag vorliegt. Näheres regelt die Satzung.

§ 7 Wahlen

(1) Wahlen sind nur im Rahmen der satzungsgemäßen Vorgaben möglich oder sie werden durch das Ausscheiden von Vorstandsmitgliedern notwendig.

(2) Wahlen müssen bei Einberufung der Versammlung bekannt gegeben werden und sind auf der Tagesordnung entsprechend auszuweisen.

(3) Wahlen erfolgen schriftlich und geheim.

(4) Der Wahlausschuss besteht aus drei Personen, der die Stimmen sammelt und auszählt. Der Wahlausschuss wird von der Versammlungsleitung eingesetzt. Er benennt den Wahlleiter, der während des Wahlganges die Rechte und Pflichten einer Versammlungsleitung hat.

(5) Ein Abwesender kann gewählt werden, wenn vor der Abstimmung dessen schriftliche Erklärung vorliegt.

(6) Kandidaten sind zu befragen, ob sie kandidieren und nach der Wahl, ob sie das Amt annehmen.

(7) Das Wahlergebnis wird vom Wahlausschuss festgestellt und zum Protokoll verlesen.

(8) Scheiden Mitglieder des Vorstandes während einer Legislaturperiode aus, beruft der Vorstand ein geeignetes Ersatzmitglied bis zur nächsten festgelegten Wahl.

§ 8 Protokolle

(1) Niederschriften sind grundsätzlich zu fertigen.

(2) Protokolle sind innerhalb von zwei Wochen den Versammlungsteilnehmern und dem Vorstand zugänglich zu machen. Sie sind vom Protokollführer und vom Vorsitzenden/Versammlungsleitung zu unterzeichnen.

(3) Protokolle von Mitgliederversammlungen sind innerhalb von 4 Wochen zu versenden.

Abschnitt III

Finanzordnung / Beiträge

§ 9 Beiträge

(1) Die Höhe des Vereinsbeitrags wird durch die Mitgliederversammlung beschlossen und in der Beitragsordnung veröffentlicht.

(2) Über Gebühren entscheidet der Vorstand auf Grundlage des Wirtschaftlichkeits- und Kostendeckungsprinzips. Die jeweils gültigen Gebühren für die Nutzung von Inventar oder Räumlichkeiten sind der gesondert zu fertigenden Gebühren-ordnung zu entnehmen.

(3) Umlagen werden von der Mitgliederversammlung auf Antrag des Vorstands im Bedarfsfall festgesetzt. Umlagen sind auf Personenvereinigungen und juristische Personen zu beschränken. Alle natürlichen Mitglieder des Vereins sowie die Fördermitglieder können nicht zur Umlagenfinanzierung herangezogen werden.

(4) Beiträge sind Jahresbeiträge und werden zum 01. Januar des jeweiligen Jahres erhoben und durch Einzugsermächtigung zum 01.02. vom Konto der Mitglieder abgebucht.
Erfolgt ein Vereinseintritt nach dem 30.06., wird der Beitragssatz mit 50 % des festgelegten Jahresbeitrages berechnet.

(5) Beiträge können auf Antrag durch den Vorstand ermäßigt werden. Vor einer solchen Entscheidung ist der Beirat zu beteiligen, der berechtigt ist, auf Verlangen die Entscheidung über eine Ermäßigung oder Aussetzung des Beitrages durch die Mitgliederversammlung treffen zu lassen.

(6) Bei Beitragsverzug ist das Erheben von Mahngebühren möglich.

§ 10 Finanzen

(1) Der Verein ist nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit zu führen, das heißt, die Aufwendungen müssen in einem wirtschaftlichen Verhältnis zu den erzielten und erwarteten Erträgen stehen.

(2) Für jedes Geschäftsjahr muss vom Vorstand ein Haushaltsplan aufgestellt werden.
Zu den Haushaltsberatungen ist der Beirat hinzuzuziehen. Die Projektgruppenleiter sind einzubinden.

(3) Der Vorstand legt den Haushaltsplan zur Beschlussfassung der Mitgliederversammlung vor.

(4) Der vom Vorstand zu erstellende Jahresabschluss muss alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins nachweisen. Darüber hinaus muss der Jahresabschluss eine Schulden- und Vermögensübersicht beinhalten.

(5) Alle Finanzgeschäfte werden über die Vereinskasse abgewickelt, die der Kassierer verwaltet. Der gesamte Zahlungsverkehr soll vorwiegend bargeldlos vorgenommen werden.

(6) Über jede Einnahme und Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein. Der Beleg muss den Tag der Ausgabe, den zu zahlenden Betrag, die Mehrwertsteuer und den Verwendungszweck erhalten.

(7) Barauslagen sind wegen des Jahresabschlusses zum 30.12. des laufenden Jahres abzurechnen.

(8) Das Eingehen von Verbindlichkeiten im Rahmen des Haushaltsplans in einem Geschäftsjahr ist im Einzelfall vorbehalten:

• dem Vorstand bis zu einem Betrag von € 10.000,- ohne Absprache mit dem Beirat und bis zu € 25.000,- in Absprache mit dem Beirat
• dem Kassierer für Verbindlichkeiten des Büro- und Verwaltungsbedarfs
• den Projektgruppenleitern bis zu einem Betrag von € 500,- im Rahmen der Wahrnehmung der Aufgaben der jeweiligen Projektgruppe
• der Mitgliederversammlung bei Beträgen von mehr als € 25.000,-

(9) Das Teilen eines einheitlichen wirtschaftlichen Vorgangs zur Umgehung der Schwellenbeträge ist unzulässig.

§ 11 Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit

(1) Bei der Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplanes des Vereins ist den Erfordernissen einer sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsführung Rechnung zu tragen. Insbesondere müssen Einnahmen rechtzeitig und in voller Höhe erhoben werden. Ausgaben dürfen nur in dem Umfang veranschlagt und geleistet werden, der erforderlich ist, um mit dem geringsten Aufwand den größtmöglichen Erfolg zu erzielen.

(2) Aufträge für Lieferungen oder Leistungen ab 1.000 € müssen in der Regel dem Wettbewerb in der Weise unterworfen werden, dass von mehreren Angeboten dem wirtschaftlichsten der Zuschlag erteilt wird. Abweichungen können im Einzelfall durch den Vorstand zugelassen werden, wenn zwingende Gründe bestehen; dies ist nachvollziehbar zu dokumentieren.

(3) Um die Ausschreibung zu kontrollieren, sind die Angebote gemeinsam mit dem erteilten Auftrag/Beschluss abzulegen, um so dem Kassenprüfer bzw. den Vereinsrevisoren eine Prüfung zu gewährleisten.

§ 12 Spenden

(1) Der Verein ist berechtigt, Spendenbescheinigungen auszustellen.

(2) Spenden, für die eine solche Spendenbescheinigung erwünscht wird, müssen mit der Angabe der Zweckbestimmung dem Verein überwiesen werden.

(3) Spenden sind nur dem Zwecke entsprechend zu verwenden, für den diese überwiesen wurden.

(4) Über das Spendenaufkommen sowie die Verwendung der Spenden berichtet der Vorstand dem Beirat zunächst monatlich. Ab dem 01.01.2009 legt der Vorstand nach Ablauf eines Quartals den Bericht dem Beirat im Folgequartal vor.

§ 13 Inventar

(1) Zur Erfassung des Inventars ist vom Vorstand eine Inventar – Liste anzulegen, die alle Gegenstände beinhaltet, die nicht zum Verbrauch bestimmt sind.

(2) Die Inventarliste muss enthalten:

• Anschaffungsdatum
• Bezeichnung des Gegenstandes
• Anschaffungs- und Zeitwert
• Aufbewahrungsort

(3) Sämtliche vorhandenen Werte (Barvermögen, Inventar, etc.) sind Vereinsvermögen, unabhängig davon, ob diese erworben wurden oder durch Schenkung dem Verein zufielen.

§ 14 Inkrafttreten

(1) Die Vereinsordnung wurde von der Mitgliederversammlung am 5.4.2008 beschlossen und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

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